Informatyzacja ksiąg wieczystych

Rada Ministrów zaakceptowała projekt ustawy o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym oraz o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego i ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

Informatyzacja systemu ksiąg wieczystych jest częścią programu realizowanego w ramach PHARE 2000 którego celem jest poprawa efektywności działania instytucji publicznych w zakresie ewidencjonowania praw własności do nieruchomości. Niezawodny i szybki dostęp do zbiorczych informacji jest jednym z niezbędnych warunków funkcjonowania gospodarki rynkowej. Informacje te są także wykorzystywane do celów prawnych i podatkowych. Z tego wynika potrzeba zastąpienia tzw. papierowej księgi wieczystej nowoczesnym systemem komputerowym z centralną bazą danych ksiąg wieczystych.

Obecne księgi wieczyste prowadzone są według ustalonych wzorów i występują w postaci papierowej. Wpisów w nich dokonuje się ręcznie lub komputerowo wykorzystując wyłącznie edytor tekstu. Z uwagi na dotychczasową postać ksiąg wieczystych nie jest możliwe wykorzystanie w księdze wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym - danych zawartych w papierowych księgach wieczystych. Aby umożliwić pozyskanie tych informacji i zapewnić ciągłość instytucji ksiąg wieczystych po wprowadzeniu systemu informatycznego przygotowano przedkładany projekt ustawy.

Uregulowano w nim zasady i tryb dokonywania czynności służących przeniesieniu treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury informatycznej księgi wieczystej. Ogół tych czynności określono jako migrację księgi wieczystej. Zakresem projektu objęto także organizację ośrodków migracyjnych ksiąg wieczystych oraz zadania sądów rejonowych i ośrodków migracyjnych. Przewidziano również wprowadzenie zmian w obowiązujących przepisach niezbędnych z uwagi na projektowany proces migracji i tworzony system. W projekcie uregulowano także kwestie delegacji sędziów i referendarzy sądowych do pracy w ośrodkach migracyjnych.

Przeniesienie treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi prowadzonej w systemie informatycznym będzie wykonywane przez utworzony wyłącznie do tego celu ośrodek migracyjny. Będzie to jednostka organizacyjna (oddział) sądu okręgowego działająca na rzecz sądu rejonowego prowadzącego dotychczasowe księgi wieczyste. Ośrodkiem będzie kierował kierownik podlegający służbowo prezesowi sądu okręgowego. Prezes tego sądu będzie także nadzorował działalność ośrodka migracyjnego

Zaproponowano także upoważnienie ministra sprawiedliwości do tworzenia ośrodków migracyjnych a także określenia sądów rejonowych których księgi podlegają migracji w danym ośrodku. Minister będzie też upoważniony do likwidowania tych ośrodków.

Przyjęte rozwiązanie jest optymalne ze względu na przewidywany ogrom prac związanych z "przepisywaniem" dotychczasowych ksiąg wieczystych. Sądy rejonowe prowadzą obecnie ponad 14 mln ksiąg wieczystych. Określając zasady i tryb migracji księgi wieczystej zaproponowano rozwiązania mające zapewnić sprawny i szybki proces migracji nie zakłócający normalnego funkcjonowania wydziałów ksiąg wieczystych.

Ministrowi sprawiedliwości powierzono koordynację migracji ksiąg wieczystych z poszczególnych sądów rejonowych. Będzie on ustalał plany migracji ksiąg wieczystych i wyznaczał sądy w których wprowadzony zostanie system informatyczny zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych oraz rozpocznie się migracja.

Migracja ksiąg wieczystych będzie przeprowadzana sukcesywnie w sądach rejonowych tak aby mogła się zakończyć w możliwie najkrótszym czasie. O rozpoczęciu i zakończeniu migracji prowadzonych przez dany wydział sądu rejonowego będzie informował prezes sądu okręgowego właściwy dla ośrodka migracyjnego w którym będzie ona prowadzona.

Założono że po rozpoczęciu migracji ksiąg wieczystych sąd rejonowy będzie sukcesywnie przekazywał dotychczasowe księgi wieczyste właściwemu ośrodkowi migracyjnemu. Dotychczasowa księga wieczysta nie będzie mogła być wydawana ośrodkowi migracyjnemu na okres dłuższy niż 10 dni.

Po rozpoczęciu migracji w dotychczasowych księgach wieczystych wpisy nie będą dokonywane natomiast do czasu jej zakończenia będzie można wydawać ich odpisy. Proponuje się aby od momentu przekazania dotychczasowej księgi wieczystej do ośrodka migracyjnego aż do chwili przejęcia tej księgi po procesie migracji wyłączone zostało prawo jej przeglądania oraz uzyskiwania odpisów.

Migracja ma dotyczyć przede wszystkim ksiąg wieczystych założonych lub urządzonych po 1 stycznia 1947 roku.

Ze względu na to że stan ksiąg dawnych tj. założonych przed 1 stycznia 1947 roku w skali kraju jest bardzo różny ich migrację ograniczy się tylko do takich dla których urządzono dalszy tom (chodzi o księgi w których dokonano współcześnie wpisów) w trybie rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 29 listopada 1946 roku o prowadzeniu dotychczasowych ksiąg hipotecznych (gruntowych wieczystych) po 31 grudnia 1946 roku. Ponadto znaczna część ksiąg wieczystych założonych przed 1 stycznia 1947 roku została już pozbawiona mocy prawnej na podstawie rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 14 lipca 1986 roku w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych założonych przed 1 stycznia 1947 roku oraz utraty mocy prawnej niektórych takich ksiąg.

W toku migracji ksiąg wieczystych ośrodek migracyjny będzie sprawdzał zgodność oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej z danymi zawartymi w bazie danych ewidencji gruntów i budynków (kataster nieruchomości) korzystając z nieodpłatnego dostępu do danych w tej bazie. Takie rozwiązanie zapewnieni synchronizację zasobów katastru nieruchomości z księgami wieczystymi stanowiącą jeden z bezpośrednich celów programu PHARE 2000. Wynik zgodności oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej z danymi zawartymi w bazie danych katastru nieruchomości zostanie zamieszczony w księdze wieczystej.

Przeniesienie treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym - nie jest orzeczeniem i nie podlega zaskarżeniu bowiem jest jedynie technicznym przeniesieniem wpisów. Ośrodki migracyjne nie są jednostkami w których prowadzi się czynności orzecznicze a zatem nie mogą one dokonywać wpisów w księgach wieczystych. Z tych względów do sprostowania ewentualnych błędów powstałych w procesie migracji przewidziano odrębne od Kodeksu postępowania cywilnego uregulowanie tej kwestii. Proponuje się aby sprostowania błędów powstałych podczas migracji ksiąg wieczystych dokonywał sąd (lub referendarze sądowi) z urzędu lub na wniosek zainteresowanego w postępowaniu nieprocesowym. Sprostowanie będzie w formie postanowienia na które będzie przysługiwało zażalenie lub skarga. Postępowanie dotyczące sprostowania błędów zwolnione zostanie z opłat sądowych.

Praca polegająca na technicznym przenoszeniu treści wpisów powierzona zostanie pracownikom administracyjnym. Oddelegowani do pracy w ośrodku sędziowie i referendarze sądowi będą zatwierdzać poprawność przenoszonej treści oraz sprawować nadzór merytoryczny nad procesem migracji ksiąg wieczystych. Ponadto sędziowie i referendarze sądowi będą udzielać konsultacji oraz - w przypadku nieczytelności treści księgi wieczystej - prowadzić czynności wyjaśniające. Zaproponowano także aby prawidłowość przeniesienia mógł też samodzielnie zatwierdzać wyznaczony przez kierownika ośrodka migracyjnego pracownik tego ośrodka który odbył trzymiesięczny staż w wydziale ksiąg wieczystych wskazanym przez prezesa sądu okręgowego (właściwego dla ośrodka migracyjnego) i uzyskał pozytywną opinię przewodniczącego tego wydziału.

Dotychczasowa księga wieczysta po jej zapisaniu w centralnej bazie danych stanie się częścią akt księgi wieczystej prowadzonej od tej pory w systemie informatycznym i zachowa moc dokumentu urzędowego. Udostępnienie treści księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym nastąpi z chwilą uzupełnienia jej o wzmianki: o wnioskach zawiadomieniach środkach zaskarżenia oraz skargach na orzeczenia referendarzy sądowych które wpłynęły w okresie prowadzenia migracji.

Prezesi sądów rejonowych każdy w zakresie swojej właściwości do 15 dnia każdego miesiąca będą ogłaszać w budynku sądu rejonowego (objętego migracją) oraz w siedzibie organu prowadzącego kataster nieruchomości - wykazy ksiąg wieczystych których migracja została zakończona w miesiącu poprzedzającym.

Projektowane rozwiązania dotyczące migracji ksiąg wieczystych wymagają zmian w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego w zakresie postępowania wieczystoksięgowego. Z kolei w związku z wprowadzeniem systemu informatycznego zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych niezbędne są również zmiany w przepisach ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

Wprowadzenie systemu informatycznego zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych regulowane w ustawie o księgach wieczystych i hipotece wiąże się z koniecznością utworzenia centralnej bazy danych. Utrzymanie i zapewnienie jej bezpieczeństwa będzie zadaniem ministra sprawiedliwości. Dostępność do ksiąg wieczystych i ich jawność zapewni komórka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości. Utworzona zostanie Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych (Centralna Informacja) która poprzez jednostki w postaci centrali oraz ekspozytury przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste w systemie informatycznym - na wniosek osób zainteresowanych wydawać będzie określone dokumenty. Będą to odpisy ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym oraz zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. Dokumenty te wydane przez Centralną Informację będą miały moc dokumentów wydawanych przez sąd.

Wejście ustawy w życie umożliwi rozpoczęcie kompleksowej informatyzacji ksiąg wieczystych które zgodnie z PHARE 2000 ma nastąpić 1 lipca 2003 roku. Należy jednak pamiętać że w kraju odchodzenie od dotychczasowych ksiąg wieczystych będzie trwało ok. 10 lat. Ze względu na skalę przedsięwzięcia wprowadzenie systemu informatycznego ksiąg wieczystych realizowane będzie etapowo.

Ustawa nie wpłynie na rozwój i sytuację regionów. Będzie miała natomiast pozytywny wpływ na rynek pracy gdyż powstanie ośrodków migracyjnych przyczyni się do powstania dodatkowych miejsc zatrudnienia. Ten akt prawny będzie miał także pozytywny wpływ na konkurencyjność zewnętrzną i wewnętrzną gospodarki. Informatyzacja sprzyjająca stworzeniu funkcjonalnego i dostępnego systemu ksiąg wieczystych umocni zaufanie do tej instytucji i zwiększy bezpieczeństwo obrotu prawnego. W efekcie zachęci wiele podmiotów w tym także zagranicznych do inwestowania w Polsce.

Ustawa jest aktem prawnym niezbędnym do realizacji przyjętych przez nasz rząd programów PHARE 2000 i 2001 oraz - wstępnie uzgodnionego z UE - programu PHARE 2003 współfinansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej i środków budżetowych.

Źródło: KPRM